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信息化条件下文书档案管理革新探讨

   日期:2021-07-22     来源:www.yuntianlife.com    作者:未知    浏览:865    评论:0    
核心提示:信息化年代,文书档案管理面临新的进步形势,传统的管理模式已经难以满足现代文书档案管理的需要,需要充分借助信息化带来的便利,提升文书档案管理能力和水平,更好的发挥文书档案有哪些用途。

信息化年代,文书档案管理面临新的进步形势,传统的管理模式已经难以满足现代文书档案管理的需要,需要充分借助信息化带来的便利,提升文书档案管理能力和水平,更好的发挥文书档案有哪些用途。

1、信息化条件下文书档案管理的基本近况

伴随信息化的推进,文书档案管理范围也广泛的应用信息化工具,包括文书档案的内容与保存、文书档案的管理与应用等方面,这有效的提升了文书档案管理水平,推进了文书档案管理模式的转变。

(一)文书档案内容及其保存的达成信息化

第一,从文书档案内容来看,目前文书档案大多以Word文档形式存在,并可以达成在这种文档中进行修改以至于最后成文,这就达成了文书档案内容的信息化。尤其是,对于长期以来形成的纸质文档,也可以借助扫描、重新录入等方法将其转变为电子文档,扫描后的文档也可以借助相应的软件将扫描件转变为Word文档,从而可以达成统一的文档格式。第二,从保存来看,普通的单位都是借助专门的计算机,通过打造文件的形势进行保存,并且这种文件可以分类保存,并记录保存的时间、责任人等信息。

(二)文书档案管理与应用的信息化

第一,从管理来看,现在文书档案管理大多通过打造文书档案目录来推进,如将一年的文书档案进行大全并编制目录,部分单位通过在Excel办公软件中打造详细的目录进行管理,这就提升了管理的效率,便于查看。第二,从应用来看,对于一些非保密性的文书档案,单位通过在网络、QQ群共享等途径公布,帮各主体甚至社会主体获得文书档案的有关信息,契合了目前信息公开的需要,有效的推进了文书档案的应用。

2、信息化条件下文书档案管理存在的问题

虽然信息化条件下文书档案管理获得了明显的效果,但也还存在一些问题,表目前文书档案信息化程度不够,信息化应用能力不足,信息化配套管理规范不完善等方面。

(一)文书档案信息化程度不够

文书档案信息化程度不够是指尚未全方位发挥信息化有哪些用途,第一,从现存的文书档案来看,部分单位文书档案仍然只不过保存纸质文档,电子文档没保存,或者虽然保存了电子文档,但电子文档的内容与纸质文档存在差异,如没将最后领导签章确认的电子文档保存等,这就致使两者之间存在差异,不利于文书档案的开发借助。第二,从历史文书档案来看,没借助扫描仪等将纸质文档转变为电子文档,或者转变为扫描件文档后没转变为统一格式的WORD文档,致使文档查看等管理困难程度大。尤其是对于单位内部下属各科室的文书档案,因为各种原因的影响,其文书档案电子化愈加滞后,甚至出现电子档案丢失等问题。

(二)信息化应用能力不足

第一,信息化管理系统开发滞后,部分单位尤其是基层单位仅仅容易的借助计算机设施存储电子文档,而没开发出相应的管理系统将所有些文书档案纳入到数据库当中进行统一管理,这既不利于文书档案的保存,也不利于文书档案的开发借助。第二,信息化后的电子档案开发借助不足,部分单位虽然保存了电子文书档案,但长期没对文书档案进行概括,没统计剖析,难以形成健全的研究报告供领导者参考,从而没发挥信息化有哪些用途。

(三)信息化配套管理规范不完善

第一,信息化条件下的文书档案格式不统一,没拟定统一的、标准化的电子文书档案格式,这使得单位内部不同部门的电子文书档案格式不尽相同,甚至差异较大,不利于统一管理。第二,信息化条件下的文书档案借阅管理规范不完善,部分单位文书档案尤其是电子文书档案存在借助网络随意传递等问题,这种传递没履行必要的审批手续,容易致使信息泄露。第三,信息化条件下文书档案安全管理规范不完善,部分单位虽然有保存电子文档的意图,但只不过容易的存放在计算机设施中,而没打造安全管理规范。

3、信息化条件下文书档案管理革新考虑

信息化给文书档案管理带来了要紧的进步机会,借助这种机会,需要革新理念规划文书档案管理工作,革新工具强化文书档案管理,革新模式规范本书档案管理。

(一)革新理念规划文书档案管理工作

第一,要从长远进步的视角出发规划文书档案管理工作,长远来看,文书档案一定会达成电子化、数字化,甚至纸质文书都可能不再保存,因此,单位需要从长远进步的视角出发,加快规划文书档案工作,以适应进步需要。第二,要从信息化的视角出发规划文书档案管理工作,要从文书档案内容、保存、管理、应用等方面明确怎么样推进文书档案信息化,明确文书档案信息化的目的即达成全方位的电子化管理,明确文书档案的渠道、重点内容和保障手段。

(二)革新工具强化文书档案管理

第一,要积极开发文书档案信息管理软件,单位要积极与开发商合作,依据自己的需要、文书档案的总量规模开发出符合自己需要的数据库,这种软件要具备基本的查看、文书档案上传、录入、编辑、打印、下载等功能。第二,要积极借助信息化工具强化文书档案管理,如规定单位内部各部门颁布的文书档案要在正是成文之日上传到信息化管理软件中,文书档案管理部门要对上传的内容进行审核,以解决文书档案保存滞后、管理不规范等问题。

(三)革新模式规范本书档案管理

第一,要革新性推进文书档案的落实,根据分步推进的原则,可以先后规划若干文书档案信息化项目,如文书档案内容数字化项目、文书档案管理软件开发项目、文书档案开发借助项目等,以项目为抓手促进文书档案管理信息化的落实。第二,要革新文书档案平时管理模式,打造信息化条件下的文书格式规范化管理规范、文书档案借阅、销毁规范,对传统的模式进行改进,防止由传统模式转变为信息化模式致使规范漏洞。

 
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